TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al administrador, optimizar los recursos y lograr resultados eficientes.

La finalidad de las técnicas de planeación es que el administrador que las utilice tome las decisiones más adecuadas de acuerdo con la situación específica del medio y de la organización en donde actúe; la complejidad de estas técnicas varía y su utilización dependerá de los recursos, tamaños y factores inherentes a cada una de las empresas.

Las técnicas auxiliares que facilitarán la toma de decisiones en la planeación, se representan en el siguiente diagrama.

Algunas de las técnicas auxiliares mencionadas se describen a continuación:

La técnica de revisión y evaluación de programas (PERT)

En el método PERT el programa de investigación y desarrollo esta caracterizado como una red de acontecimientos interrelacionados que han de producirse en una adecuada secuencia, según un orden. Los datos básicos del análisis consisten en los tiempos previstos y los realmente transcurridos para la realización de actividades que conecten los acontecimientos dependientes con la red.

Representación grafica. Cada actividad está representada por una flecha, que está limitada por dos círculos que corresponden, respectivamente, al acontecimiento de comienzo de la actividad y término de la misma.

Empleo del PERT. En el campo de la empresa privada se emplea en problemas de producción y carga de maquinas, aprovisionamiento y control de proveedores, mantenimiento y renovación de plantas, servicios publicitarios, construcción de nuevas plantas, etc. En cuanto al mundo de la administración pública ha sido ya empleado con éxito en cierto número de experiencias en los países en desarrollo.

Método del camino crítico

Sistema gráfico-matemático para expresar el mejor itinerario que debe seguirse al realizar un proyecto para maximizar los beneficios esperados.

Consiste en un procedimiento que recaba información esencial para los responsables de un proyecto o programa. Recoge el detalle de los costes de materiales, mano de obra y gastos generales de fabricación por cada una de las etapas del proyecto, así como una planificación del tiempo necesario para la conclusión de cada una de ellas. Mediante la identificación de la etapa que suponga un retraso en el tiempo o un incremento del coste para la conclusión del proyecto, porque implique una necesidad de tiempo mayor, se persigue una estricta planificación del tiempo y de la financiación necesaria para evitar de este modo los cuellos de botella en la producción.

El árbol de decisiones

Este es un método cuantitativo, en la cual mediante una representación grafica de análisis, se prepara una matriz de resultados con valores esperados. Este se obtiene al multiplicar el valor condicional de un resultado por la probabilidad que ocurra. Este árbol, describe cada alternativa o estrategia como la rama de un árbol. Así podemos ver los valores condicionales, los pesos proporcionados por las probabilidades asignadas y el valor esperado final de cada rama. Así se pueden comparar los frutos económicos previstos por cada alternativa.

Análisis FODA

El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.

Algunos otras técnicas auxiliares son:

Diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una representación grafica que muestra todas las etapas de un proceso. Existen muchos estilos para dibujar estos diagramas, si bien, lo verdaderamente interesante es que se entiendan por quien los realiza y quienes lo deben utilizar. Se utiliza cuando es necesario identificar la secuencia de un proceso.

No obstante, existe una serie de símbolos normalizados por la Asociación Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME) que son aceptados mundialmente.

Grafica de GANTT

Son una ayuda visual muy útil para determinar las cargas de trabajo y la programación. Deben su nombre a Henry Gantt, quien las desarrollo a finales del siglo XIX, las graficas muestran el uso de los recursos, por ejemplo los centros de trabajo y la mano de obra.

Cuando se usan para determinar las cargas, las graficas de Gantt muestran las cargas y los tiempos muertos de diversos departamentos, maquinas o instalaciones. Despliegan las cargas de trabajo relativas en el sistema, para que el administrador sepa que ajustes son adecuados. Por ejemplo cuando un centro de trabajo está sobrecargado, pueden transferirse empleados de otro centro con poca carga para aumentar la fuerza de trabajo. Si los trabajos que esperan se procesan en centros de trabajo diferentes, algunos trabajos de los centros con sobrecarga transferirán a los centros con poca carga.

Prospectiva

El papel de la prospectiva es proporcionar al planificador: una visión del futuro deseado y una serie de escenarios que  definan amplias opciones en términos de futuros factibles y para el establecimiento de escenarios factibles; depende en gran medida de los instrumentos disponibles para controlar esa realidad y como instrumentos se encuentran los modelos.