Para planear
eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al
administrador, optimizar los recursos y lograr resultados eficientes.
La finalidad de las
técnicas de planeación es que el administrador que las utilice tome las
decisiones más adecuadas de acuerdo con la situación específica del medio y de
la organización en donde actúe; la complejidad de estas técnicas varía y su
utilización dependerá de los recursos, tamaños y factores inherentes a cada una
de las empresas.
Las técnicas auxiliares
que facilitarán la toma de decisiones en la planeación, se representan en el
siguiente diagrama.
Algunas de las técnicas
auxiliares mencionadas se describen a continuación:
La técnica de revisión y evaluación de
programas (PERT)
En el método PERT el programa de investigación y desarrollo esta
caracterizado como una red de acontecimientos interrelacionados que han de
producirse en una adecuada secuencia, según un orden. Los datos básicos del
análisis consisten en los tiempos previstos y los realmente transcurridos para
la realización de actividades que conecten los acontecimientos dependientes con
la red.
Representación grafica. Cada actividad está representada por una flecha, que está limitada por dos círculos que corresponden,
respectivamente, al acontecimiento de comienzo de la actividad y término de la
misma.
Empleo del PERT. En el campo de la empresa privada se emplea en problemas de producción
y carga de maquinas, aprovisionamiento y control de proveedores, mantenimiento
y renovación de plantas, servicios publicitarios, construcción de nuevas
plantas, etc. En cuanto al mundo de la administración pública ha sido ya
empleado con éxito en cierto número de experiencias en los países en desarrollo.
Método del camino crítico
Sistema gráfico-matemático para expresar el mejor itinerario que debe
seguirse al realizar un proyecto para maximizar los beneficios esperados.
Consiste en un procedimiento que recaba información esencial para los
responsables de un proyecto o programa. Recoge el detalle de los costes de
materiales, mano de obra y gastos generales de fabricación por cada una de las
etapas del proyecto, así como una planificación del tiempo necesario para la
conclusión de cada una de ellas. Mediante la identificación de la etapa que
suponga un retraso en el tiempo o un incremento del coste para la conclusión
del proyecto, porque implique una necesidad de tiempo mayor, se persigue una
estricta planificación del tiempo y de la financiación necesaria para evitar de
este modo los cuellos de botella en la producción.
El árbol de decisiones
Este es un método cuantitativo, en la cual mediante una representación
grafica de análisis, se prepara una matriz de resultados con valores esperados.
Este se obtiene al multiplicar el valor condicional de un resultado por la
probabilidad que ocurra. Este árbol, describe cada alternativa o estrategia
como la rama de un árbol. Así podemos ver los valores condicionales, los pesos
proporcionados por las probabilidades asignadas y el valor esperado final de
cada rama. Así se pueden comparar los frutos económicos previstos por cada
alternativa.
Análisis FODA
El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves
para el éxito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades
diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la
competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.
Algunos otras técnicas auxiliares son:
Diagrama de flujo
Un diagrama de flujo es una representación grafica que muestra todas
las etapas de un proceso. Existen muchos estilos para dibujar estos diagramas,
si bien, lo verdaderamente interesante es que se entiendan por quien los
realiza y quienes lo deben utilizar. Se utiliza cuando es necesario identificar
la secuencia de un proceso.
No obstante, existe una serie de símbolos normalizados por la
Asociación Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME) que son aceptados mundialmente.
Grafica de GANTT
Son una ayuda visual muy útil para determinar las cargas de trabajo y
la programación. Deben su nombre a Henry Gantt, quien las desarrollo a finales
del siglo XIX, las graficas muestran el uso de los recursos, por ejemplo los
centros de trabajo y la mano de obra.
Cuando se usan para determinar las cargas, las graficas de Gantt
muestran las cargas y los tiempos muertos de diversos departamentos, maquinas o
instalaciones. Despliegan las cargas de trabajo relativas en el sistema, para
que el administrador sepa que ajustes son adecuados. Por ejemplo cuando un
centro de trabajo está sobrecargado, pueden transferirse empleados de otro
centro con poca carga para aumentar la fuerza de trabajo. Si los trabajos que
esperan se procesan en centros de trabajo diferentes, algunos trabajos de los
centros con sobrecarga transferirán a los centros con poca carga.
Prospectiva
El papel de la prospectiva es proporcionar al
planificador: una visión del futuro deseado y una serie de escenarios que definan amplias opciones en términos de
futuros factibles y para el establecimiento de escenarios factibles; depende en
gran medida de los instrumentos disponibles para controlar esa realidad y como
instrumentos se encuentran los modelos.
